למידע השאירו פרטיכם כאן!

גיליה משולם

גיליה משולם Gilya Meshoulam
גיליה משולם
מרצה בתחומים: ייעוץ ארגוני, ניהול זמן, סגנונות תקשורת, נהלי עבודה, שרות
מרצה בקורסים: רפרנטים
תפקיד וניסיון: ייעוץ ארגוני, כ- 8 שנים בתחום, באופן עצמאי, קודם לכן שימשתי בתפקידים אדמיניסטרטיביים ניהוליים
השכלה: ייעוץ ארגוני, גישור, ניהול כ"א, ניהול ידע
תיאור כללי:


ה"ויקיפדיה" הארגונית שלכם

ניהול ידע בארגון מאפשר לכל אחד מהעובדים לשתף את הידע שברשותו ולעבות את הידע הארגוני

גיליה משולם

מתוך מגזין עדיף

לפני שנים רבות תחום ניהול הידע היה בחיתוליו. היו אלה ימים בהם נעשו הצעדים הראשונים בהבנת מקור כוחו של ידע, כיצד אוספים, מקטלגים ומתחזקים את הידע. רק שנים מאוחר יותר התפתחו תוכנות ניהול, כגון תוכנת קשרי לקוחות (CRM), אשר אוספת את כל הידע המצוי בידי הארגון אודות הלקוח ומנהלת אותו בהתאם, או לחילופין תוכנות לכריית ידע, בהתאם למודולים השונים המעניינים את הארגון ואף ויקיפדיה - האתר הנגיש לכל אחד ואשר משתף את הידע, ללא עלות, ללא תנאי ועם אפשרות לתרום. הרי כל אחד יכול לערוך ולעדכן את הערך, ובמילים אחרות - לשתף את הידע שברשותו.

ניתן לעשות תרגיל קטן על מנת להדגים את חשיבות הנושא - גם אם לא ניתן לכמת את הידע, הרי שחשיבותו ברורה היום לכל. בעקבות ההתפתחויות נוצרו מקצועות חדשים כגון מידענות ומושגים חדשים כגון כריית ידע, ואלו הן רק דוגמאות.

לשמר את הידע

אם נחשוב לרגע כמה ידע "עבר" בארגון מאז הצטרפותו של העובד הראשון ועד להצטרפותו של העובד האחרון, נבין שכמות הידע העצומה שהיתה וישנה בארגון אינה ניתנת למדידה כספית.

אולם, אם נדע לשמר את הידע, נוכל לחסוך משאבים רבים - כספיים ואחרים, כגון זמן, שאף הוא מדיד כספית. תהליכי חפיפה לעובדים, גם הם מדידים כספית - הן של החונך והן של התלמיד, וכדומה. נמצא שכדאי לעשות פעולות שיישמרו את הידע בארגון.

לעיתים ניתן להקצות לנושא עובד. ובמידה ולא ניתן, להלן מספר רעיונות הניתנים ליישום ובעלות כספית נמוכה יחסית.

מפת הידע

  • כתיבת נהלים - על מנת שלא להמציא את הגלגל כל פעם מחדש, כתיבת נהלי עבודה עוזרת לשמר את הידע באופן מובנה, כך שפעולה על פי הנוהל תחסוך משאבים רבים של שאלות ותהיות. מהו סדר הפעולות? תלוי את מי שואלים ומי באמת יודע.
  • ארגון צומח כארגון לומד - בארגונים קטנים ובינוניים ניתן לארגן ישיבות העשרה אחת לתקופה. בכל ישיבה ניתן ללמוד נושא, בעיה או דרך טיפול ובכך להעשיר את הידע המקצועי של העובדים, על מנת למנוע מהם טעויות כאשר ייתקלו במקרים דומים. ה"מרצים" יהיו מתוך הארגון. כל עובד בתחומו יכול להנחיל ידע לעובדים האחרים, אשר גם אם אינם עוסקים באותו התחום, הרי שכולם ירוויחו מחלוקת הידע.
  • ויקיפדיה בארגון -הארגון שנקרא ויקיפדיה הוא ארגון שנוצר על ידי אנשים מרחבי העולם, נכתב ומעודכן בידי מתנדבים.
  • ניתן להעתיק את הרעיון למשרדי הארגון. פשוט לפתוח מסמך או אתר ברשת המקומית, וכל אחד מהעובדים יתחייב להעשיר את ה"ויקיפדיה". כמובן שנדרשת משמעת ומחויבות להעשרת מאגר המידע הפנימי.
  • רעיון נוסף - להכריז על תחרות בין העובדים, מי שיכתוב הכי הרבה ערכים בפרק זמן שיוגדר מראש - יזכה בפרס.
  • קיים הרבה מאד ידע אצל העובדים - רק צריך לבקש מהם לשתף אותו.
  • פורשים - אפשר לשתף עובדים שפרשו לגמלאות בכתיבת הערכים. ברשותם הידע הנרחב ביותר בשל שנות עבודתם המרובות. הם אף יוכלו להשתלב באחת הפעילויות שהוזכרו למעלה.

הכותבת הינה יועצת ארגונית עם התמחות בענף הביטוח